پلمپ دفاتر تجاری؛ مراحل درخواست پلمپ قانونی دفاتر تجاری

اما صرف اینکه اشخاص اعم از حقوقی یا حقیقی تاجر محسوب شوند علاوه بر اعطای امتیازات قانونی، الزامات و تکالیف قانونی نیز بر ایشان تحمیل می کند که یکی از این الزامات داشتن دفاتر چهارگانه تجارتی می باشد.

بدین معنا که شخص تاجر یا یک شخص حقوقی ملزم به درج تمامی صورت های مالی، دیون، داد و ستدهای انجام شده، مطالبات، دارایی شرکت و … به تفکیک هر دفتر می باشد.

• اما شاید در همین ابتدای نوشتار پرسشی ذهن پرسشگر شما را به خود معطوف کند که تجار یا اشخاص حقوقی مثل شرکت ها چرا باید دفتر تجارتی داشته باشند؟

در واقع داشتن دفاتر تجارتی معتبر و مورد تأیید اداره ثبت شرکت ها و اداره امور مالیاتی از این بابت است که تجار و اشخاص حقوقی تمامی مطالبات و داد و ستدهای خود را در آن قید تا بر مبنای آن مالیات بر دارایی و درآمد سالیانه پرداخت نمایند.

اما این دفاتر توسط اداره ثبت شرکت ها در پایان هر سال مالی به درخواست متقاضیان تنظیم، قیطان کشی، شماره گذاری و پلمپ می شوند و در اختیار متقاضیان قرار می گیرند و دفتر سال مالی قبل را بایست به اداره امور مالیاتی تحویل دهند.

اما قبل ورود به بحث اصلی یعنی چگونگی درخواست صدور پلمپ دفاتر تجارتی در سال ۱۳۹۹، بایست با این دفاتر تجارتی آشنایی نسبی برایمان ایجاد شود تا بدانیم کدام یک از دفاتر بایست پلمپ شوند و کدام یک نیازی به پلمپ ندارند.

تعریف تاجر طبق قانون تجارت

قانون تجارت در ماده یک تاجر را این چنین تعریف کرده است “تاجر کسی است که شغل معمول خود را معاملات تجارتی قرار بدهد”؛

در ماده ۲ و ۳ همان قانون معاملات تجاری که اشخاص با انجام دادن آن مشمول عنوان تاجر می شوند را نام برده است.

در نگاه عموم تاجر کسی است که اقدام به صادرات و واردات کالا کند اما نگاه قانون امری متفاوت از نگاه عموم است و حتی ممکن است شخصی با تأسیس یک بنگاه انجام حراجی تاجر محسوب شود و یا اینکه با یک واحد صنفی صرافی تاجر محسوب شود و یا اینکه یک شرکت تجاری یا غیرتجاری به صرف تأسیس مشمول قانون تجارت و تاجر محسوب شود.

دفاتر تجارتی تجار و اشخاص حقوقی

در ماده ۶ قانون تجارت گفته شده که هر تاجر بایست دارای چهار دفتر تجارتی از جمله دفتر روزنامه، دفتر کل، دفتر دارایی و دفتر کپیه باشد.

در ابتدای ماده از لفظ “هر تاجر” استفاده شده است که با توجه به مدت زمان زیادی که از تاریخ تصویب این قانون گذشته است، بهتر است از اصطلاح اشخاص اعم از حقیقی یا حقوقی استفاده شود که از این بابت این اصطلاح می تواند راهگشا باشد که ممکن است تاجری صرفاً شخص حقیقی باشد و اقدام به تأسیس یک شرکت اعم از سهامی، با مسئولیت محدود، تضامنی و … نکرده باشد و یا ممکن است یک شخص حقوقی باشد از جمله شرکت های سهامی، با مسئولیت محدود، تضامنی، نسبی، مختلط سهامی و غیر سهامی و حتی شرکت های تعاونی را نیز شامل می شود.

البته از میان این چهار دفتر تجارتی، تنها دفتر روزنامه و دفتر کل بایست شرط پلمپ را رعایت کنند.

انواع دفاتر تجار

• الف- دفتر روزنامه، دفتری است که تاجر باید همه روزه مطالبات و دیون و داد و ستد تجارتی و معاملات راجع به اوراق تجارتی و به طور کلی جمیع واردات و صادرات تجارتی خود را به هر اسم و رسمی که باشد و وجوهی را که برای مخارج شخصی خود برداشت می کند در آن ثبت نماید.
• ب- دفتر کل، دفتری است که تاجر باید کلیه معاملات را لااقل هفته ای یک مرتبه از دفتر روزنامه استخراج و انواع مختلفه آن را تشخیص و جدا کرده، هر نوعی را در صفحه مخصوصی در آن دفتر به طور خلاصه ثبت کند.
• پ- دفتر دارایی، دفتری است که تاجر باید هر سال صورت جامعی از کلیه دارایی منقول و غیرمنقول و دیون و مطالبات سال گذشته خود را به ریز ترتیب داده، در آن دفتر ثبت و امضاء نماید.
• ت- دفتر کپیه، دفتری است که تاجر باید کلیه کلیه مراسلات و مخابرات و صورتحساب های صادره خود را در آن ترتیب تاریخ ثبت کند.

مراحل گام به گام جهت پلمپ دفاتر تجارتی

پس از شناخت دفاتر تجارتی اشخاص حقیقی و حقوقی تاجر و دانستن اینکه صرفاً دفتر روزنامه و دفتر کل نیاز به پلمپ دارن.

بایست این نکته را در همین ابتدای بحث یادآور شد که در اسفندماه هر سال اشخاص متقاضی پلمپ دفاتر تجارتی بایست درخواست خود را به صورت آنلاین از طریق سامانه اداره ثبت شرکت ها به نشانی اینترنتی http://www.irsherkat.ssaa.ir مطرح نماید اما مطرح کردن چنین درخواستی از طریق سامانه نیازمند طی نمودن گام به گام موارد زیر است؛

• گام اول: ابتدا به سایت اداره ثبت شرکت ها مراجعه و از قسمت بالای صفحه، بخش پذیرش اظهارنامه پلمپ دفاتر قانونی را انتخاب کنید. پس از انتخاب صفحه مرتبط با اطلاعات متقاضی پلمپ دفاتر برای شما نمایش داده می شود.
• گام دوم: پس از بازگشایی صفحه درج اطلاعات متقاضی پلمپ دفتر، ابتدا نوع شخص متقاضی را انتخاب کنید؛ اگر شخص حقیقی (تاجر) هستید، آن را انتخاب و اگر شرکت مشمول ماده ۲۰ قانون تجارت و ثبت شده در اداره ثبت شرکت ها هستید، آن گزینه را انتخاب کنید و همینطور سایر گزینه ها را مطالعه کنید و با توجه به ماهیت متقاضی، گزینه مناسب شخص را تأیید نمایید. سپس به تفکیک، نوع تقویم مالی، شروع سال مالی، شروع ماه مالی، شروع روز مالی که همه این اطلاعات اگر شخص حقوقی باشید در اساسنامه یا شرکت نامه تعیین شده است.

در نهایت تابعیت شخص متقاضی، شماره تلفن همراه و ثابت را درج نموده و در کادر مربوطه کد امنیتی نمایش داده شده را مرقوم نمایید و بر روی گزینه گام بعدی کلیک نمایید.

• گام سوم: در گام بعدی اگر شخص حقوقی یعنی شرکت هستید، در بخش اول علاوه بر اطلاعات گفته شده، باید شناسه ملی شرکت را نیز درج نمایید تا در این گام تمامی اطلاعات شرکت برای شما نمایان شود که اگر مغایرتی با اساسنامه و سایر اطلاعات شرکت نداشت بر روی گزینه گام بعدی و تأیید اطلاعات کلیک کنید تا برای شما پیامک کد رهگیری ارسال شود.
• گام چهارم: در این گام اطلاعات تکمیل کننده اظهارنامه پلمپ باید درج شود؛ در واقع بایست سمت درج کننده این اطلاعات برای اداره ثبت شرکت ها مشخص باشد یعنی نماینده قانونی شرکت است یا وکیل شرکت است یا مدیر عامل شرکت است و …. . البته اطلاعات یکی از اعضای هیئت مدیره شخص حقوقی نیز در این بخش باید تکمیل شود.
• گام پنجم: نوبت به ثبت اطلاعات مربوط به اعضای هیئت مدیره شرکت یا مؤسسه می رسد؛ متقاضی پلمپ دفاتر قانونی اشخاص حقوقی بایست اطلاعات هویتی تک به تک اعضای هیئت مدیره را همراه داشته باشد و در سامانه ثبت کند چون در صورت عدم ثبت فرایند ناقص بوده و درخواست صحیح ثبت نمی گردد. البته اگر تاجر شخص حقیقی است نیازی به ثبت این اطلاعات ندارد و در گام اول که خود را شخص حقیقی معرفی کرده است دیگر این اطلاعات برایش نمایش داده نخواهد شد.
• گام ششم: در گام ششم متقاضی تکمیل کننده اظهارنامه پلمپ بایست مطابق با گام قبل که اطلاعات اعضای هیئت مدیره را وارد کرده است، سمت هر یک را مشخص کند، در واقع مشخص کند که رئیس هیئت مدیره کیست، منشی کیست و … و در نهایت بر روی گزینه ثبت سمت شخص حقوقی کلیک کند تا در سامانه ثبت شود.
• گام هفتم: در این گام باید دفتر مورد تقاضای پلمپ را مشخص کنید که در این خصوص شامل دفتر روزنامه و دفتر کل می باشد. علاوه بر تعیین نوع دفتر، تعداد جلد دفتر، تعداد صفحات دفتر نیز باید توسط شخص متقاضی معین شود. در واقع اشخاص حقوقی یا حقیقی با توجه به سال مالی قبل و نیازمندی خود به مجلد متعدد یا صفحات، تعداد جلد و صفحه را مشخص می کنند و در نهایت بر روی گزینه ذخیره دفتر مورد تقاضا کلیک کنید.
• گام هشتم: در بخش انتهایی تمامی اطلاعات درج شده توسط متقاضی نمایان می شود و اگر مغایریی میان اطلاعات نمایان داده شده و اصل اطلاعات وجود ندارد، بر روی گزینه پذیرش نهایی کلیک کرده و اظهارنامه نمایش داده شده را ذخیره یا پرینت بگیرید. پس از پرینت اظهارنامه پلمپ دفاتر تجاری، به همراه مدارک زیر به نشانی اداره ثبت شرکت ها هر شهرستان ارسال کنید؛

مدارک شناسایی مدیرعامل شرکت

کپی کارت ملی تمامی اعضای شرکت البته مشروط بر اینکه در یکی از دفاتر اسناد رسمی برابر با اصل شده باشند.

تهیه و تنظیم اظهارنامه پلمپ، که پیشتر انجام شد.

دفاتر سال مالی قبل

رونوشت یا اسکن روزنامه رسمی شرکت که آگهی تأسیس شرکت در آن ثبت شده است.

رونوشت یا اسکن روزنامه رسمی که آخرین تغییرات شرکت در آن درج شده است.

مهر شرکت

نشانی دقیق شرکت به تفکیک خیابان، کوچه، بلوک، پلاک و واحد.

کد پستی شرکت یا دفتر شخص حقیقی

پس از تکمیل مدارک و ارسال آن ها به اداره ثبت شرکت ها، متقاضی بایست به سامانه مجدد مراجعه کند، و بارکد پستی و تاریخ دقیق تحویل مدارک به اداره پست را در سامانه درج نماید.

البته پیشنهاد می شود که این اقدامات را به انتهای هر سال موکول نکنید چون ممکن است با تراکم کاربران سایت رو به رو شده و نتوانید در مهلت قانونی آن (اسفند ماه هر سال) نسبت به ثبت اطلاعات و ارسال آن به اداره ثبت شرکت ها اقدام کنید.

این امر خود به موجب قانون مالیات های مستقیم مجازات مالیاتی تعیین شده است “مؤدیانی که به موجب این قانون موظف به نگهداری دفاتر قانونی می باشند.

در صورتی که دفاتر خود را تسلیم ننمایند، یا ترازنامه و حساب سود و زیان خود را اعلام نکنند، معادل ۲۰ درصد مالیات برای هر یک از موارد جریمه خواهند شد.

و در صورتی که دفاتر آنها رد شود که دلایل از جمله استفاده از دفاتر سال مالی قبل، ثبت هر گونه اطلاعات غیرواقعی، تراشیدن، پاک کردن، محو کردن و مخدوش کردن مندرجات دفاتر تجارتی و …. می باشد، این جریمه معادل ۱۰ درصد خواهد بود.

نتیجه گیری

نتیجتاً اداره ثبت شرکت ها چندین سال از با بهره گیری از سامانه پذیرش اظهارنامه پلمپ دفاتر قانونی و انجام تمامی مراحل به صورت غیرحضوری کمک شایان توجهی به پیشگیری از ازدحام در یک محل نموده است.

اگر هر گونه ابهامی در این فرایند برای متقاضیان پیش آمد کند، تلفن های سازمان در ساعات اداری پاسخ گوی متقاضیان است که صرفاً اگر با مطالعه این نوشتار به مراتب از مشکلات متعاقب پیشگیری خواهد شد.

سؤالات متداول