نامه و نامه نگاری از دیرباز و به ویژه پیش از رواج وسایل ارتباط جمعی از جمله تلفن و اینترنت در میان انسان ها و جوامع رایج بوده است. نامه ها بر اساس محتوا و هدف نوشته شدن و مطلبی که انتقال میدهند، به انواع مختلفی تقسیم می شوند. نامه های عاشقانه، خبری و سرگشاده و اداری از جمله انواع نامه هستند.
امروزه و با توجه به رواج وسایل ارتباط جمعی از انواع دیگر نامه به جز نامه های اداری به ندرت استفاده می گردد. به همین خاطر است که همه ی افراد باید نحوه و مهارت نوشت یک نامه اداری را بدانند.
امروزه کمتر کسی است که کارش به ادارات نیافتد و ادارات مختلف نیز به موجب درخواست کتبی که در قالب نامه اداری نوشته میشود به افراد پاسخ گو هستند و این دومین دلیل است که باید نحوه نگارش نامه های اداری را بدانیم.
قسمت های مختلف نامه های اداری
نامه های اداری معمولا از پنج قسمت اصلی تشکیل میشوند که به ترتیب به بررسی آنها میپردازیم.
- سرلوحه یا سرتیتر یا سربرگ: این قسمت از نامه اداری معمولا در بالای صفحه و بر روی برگ ها چاپ میشوند. ادارات و شرکت ها و ارگان ها معمولا هر کدام سربرگ مخصوص به خود را دارد که در آن نام خداوند متعال ( معمولا بسمه تعالی)، ارگان، آرم و یا لوگو و محل درج تاریخ و شماره و پیوست و معمولا آدرس و شماره تلفن ذکر میگردد. البته آدرس و شماره تلفن جزئی از سر برگ نیست و در ذیل صفحه نیز ممکن است درج گردد.
- گیرنده و فرستنده و موضوع: منظور از گیرنده مخاطب نامه است، نه ارگان و یا اداره دریافت کننده و منظور از فرستنده نیز شخص فرستنده است. نه کسی که نامه را ارسال میکند و یا مینویسد. موضوع نامه نیز تحت یک عنوان کوتاه و صریح باید در ادامه ذکر گردد. معمولا پیش از گیرنده حرف اضافه “به” و پیش از نام فرستنده حرف اضافه ” از ” ذکر میگردد.
- متن نامه: متن نامه، شرح مطالبی است که مرتبط با موضوع ذکر شده در نامه میباشد. در حقیقت قسمت اصلی بدنه یک نامه که باید حساسیت بیشتری برای تنظیم آن به خرج داد، همین متن نامه است که در ادامه نکات مربوط به آن را ذکر خواهیم کرد.
- مشخصات امضاء کننده: امضاء کننده معمولا همان فرستنده نامه است.
- گیرندگان رونوشت: اگر نیاز است که به غیر از گیرنده اشخاص دیگری نیز از مفاد نامه مطلع باشند، در قسمت رونوشت نام و مشخصات آن ها ذکر میگردد.
نکات ضروری در نوشتن نامه اداری
- ابتدا به ساکن باید مخاطب نامه معین شود که دقیقا نامه خطاب به چه شخصی نوشته شده است و همچنین باید سلسله مراتب اداری رعایت شود. به عنوان مثال اگر شخصی با بخش حقوقی یک اداره کاری دارد نباید به شخص مدیر عامل نامه بزند و باید مدیر بخش حقوقی را خطاب قرار دهد و نهایتا مدیریت را رونوشت کند.
- غلط املایی یا تایپی در یک نامه اداری بسیار زننده است. پس لازم است که با نهایت دقت نامه را بنویسید و چندین بار پس از نوشتن آن را بررسی کنید.
- هرگز از کلمات محاوره و کوچه بازاری استفاده نکنید و نهایت ادب و احترام را در نامه رعایت کنید. البته این بدان معنا نیست که لزوما از کلمات ثقیل ادبی استفاده کنید. این موضوع نیز بررسی و فهم نامه را دشوار میکند.
- نامه باید در خلاصه ترین حالت ممکن نوشته شود و از تکرار بیجا پرهیز گردد
- اگر مطالب زیاد و طولانی است آن ها را در متن نامه نیاورید و به موجب مطلبی جداگانه به نامه پیوست کنید و در متن نامه به این مطلب ارجاع دهید.
- حتما فونت و اندازه مناسب را رعایت کنید و از فونت های رایج و اندازه های متوسط استفاده کنید.
- از حاشیه رفتن خودداری کنید و صراحتا در متن نامه منظور را برسانید.
- نامه را از سمت راست شروع به نوشتن کنید و قسمتی را در سمت چپ و یا پایین برای دریافت تاییدیه (پاراف)*، اندازه کافی را خالی بگذارید.
- اگر نامه ارسالی در پاسخ به نامه ی دیگری است، حتما در ابتدای متن عبارت پیرو نامه شماره ………. مورخ ………… یا عباراتی شبیه به این را بنویسید.
- پس از پایان متن نامه ، حتما سمت چپ و پایین نامه را امضاء کرده و نام و نام خانوادگی خود را درج نمایید.
- از نشانه های ادبیات فارسی مانند ویرگول و نقطه و علامت سوال به جا استفاده کنید.
نمونه نامه اداری
بسمه تعالی
شماره: ….
تاریخ: ….
پیوست: ….
جناب آقای/ سرکار خانم شیخی رئیس / مدیر / سرپرست / محترم شعبه ….. دادگاه عمومی و حقوقی شهرستان قائم شهر
موضوع: اعلام سمت در پرونده حقوقی
گیرنده: جناب آقای شیخی، رئیس شعبه
متن:
سلام و علیکم
احتراما اینجانب …. به موجب وکالتنامه به شماره ….که به پیوست این لایحه میباشد،در مقام دفاع از موکل خود؛ ….. ، در پرونده به شماره بایگانی …. مطروح نزد آن مقام محترم، اعلام سمت نموده و تقاضای مطالعه و اخذ رونوشت از اوراق پرونده را دارم.
مشخصات فردی و اداری فرستنده : آقای …..
امضاء
رونوشت به: دفتر شعبه
گیرندگان رونوشت: مدیر دفتر شعبه آقای …..
نتیجه گیری
اگر تمام نکات بالا به دقت و درستی رعایت گردد، نتیجه یک نامه اداری صحیح است که میتواند گره از بسیاری از کار ها بگشاید. در حقیقت نگارش یک نامه اداری به نحو صحیح هم به لحاظ اداری و مراحل طی یک فرآیند مهم از و هم از لحاظ روانی ممکن اسات بر خواننده تاثیر بگذارد.
سوالات رایج مبحث نامه اداری
از نظر قانونی خیر اما به لحاظ رویه عملی ادارات پاسخ مثبت است.
خیر افراد خارج از اداره نیز باید نامه ها را به نحو اداری بنویسند.
تقریبا برای تمام موضوعات یک اداره نیاز است.
