توصيه نامه یعنی چه و نحوه نگارش آن

توصیه نامه نوشته ­ای است که توسط فرد معتبری در رشته­ ای خاص و با درجه علمی بالا (مثل کارفرما یا استاد دانشگاه) نگاشته می‌شود و در آن درباره عملکرد شخص دیگری با درجه پایین­تر نظر خود را می­گوید.

یکی از پرکاربردترین استفاده ­های توصیه نامه برای متقاضیان تحصیل در مقطع دکتری و مقطع کارشناسی ارشد در دانشگاه خارجی است. هدف از ارائه توصیه نامه در اکثر مواقع، اثبات توانایی و لیاقت شخص برای تحصیل در مقطع بالاتر است که این توانایی از جانب استاد قبلی فرد که سابقه تدریس یا همکاری با او را داشته است تایید می ‌شود.

چگونگی فرم، محتوای آن و همچنین نحوه نگارش یک توصیه نامه از نکات مهمی هستند که باعث برجسته شدن و موثر واقع شدن یک توصیه نامه می شود. در ادامه این مطلب به بررسی نحوه نگارش توصیه نامه می ‌پردازیم.

فرم توصیه نامه چگونه است؟

همه توصیه­ نامه ها دارای یک فرم مشخص و تعریف شده نیستند و تهیه توصیه نامه در هر دانشگاهی متفاوت است. در سایت بعضی از دانشگاه­ها، یک فرم مشخص برای توصیه ­نامه قرار داده شده است که متقاضیان تحصیل در دانشگاه­ های خارجی می‌توانند از آن فرم پرینت گرفته و تحویل استاد خود بدهند.

استاد پس از تکمیل فرم توصیه ­نامه، آن را به صورت مهر و موم شده به دانشگاه مقصد ارسال می‌کند. همچنین در برخی از دانشگاه ­های خارجی، فرم های مشخصی برای توصیه ­نامه دارند که متقاضیان می‌توانند آن را پر کرده و به دانشگاه ارسال کنند.

توصیه نامه معمولا باید توسط ۳ استاد پر شود و حتما باید نوع نگارش آن­ها با یکدیگر متفاوت باشد. همچنین هر کدام در پاکت­ های جدا قرار داده شده و روی آن­ ها مهر و امضاء دانشگاه زده و پس از آن مهر و موم شود.

نحوه نگارش توصیه نامه

در آغاز، نوشتن توصیه نامه به صورت کاغذی و دستی بود و استاد مربوطه آن را امضا می‌کرد. هنوز هم در برخی دانشگاه­ ها نگارش توصیه نامه به همین شکل است.

اما در بیشتر دانشگاه ­ها نسخه الکترونیکی توصیه ­نامه را می‌توانید تهیه کنید و پس از ارسال لینک آن به استاد خود برای پر کردن توصیه نامه استاد روی آن لینک که برای او ارسال شده کلیک می‌کند و فرم مخصوص شما را با توضیحات جانبی مشاهده می‌کند و پس از پر کردن آن و پاسخ دادن به سوالاتی در مورد ویژگی ‌های مختلف شما مثل کار تیمی، خلاقیت، پشتکار و مواردی از این قبیل، آن را در برنامه آپلود می‌کند.

سپس شما باید اسکن آن را به عنوان فایل توصیه نامه در برنامه آنلاین دانشگاه مورد نظر آپلود کرده و برای آنها ارسال کنید.

اهمیت نگارش توصیه نامه

علاوه بر داشتن مقالات معتبر و رزومه قوی، توصیه نامه یکی از مواردی است که به پذیرش متقاضی در دانشگاه های معتبر خارجی کمک زیادی می‌کند. در صورتی که متقاضی مهارتی داشته باشد که مدرک مشخصی برای اثبات آن به تیم پذیرش دانشگاه مورد نظر نداشته باشد آن جاست که توصیه نامه توسط توصیه گر معتبر به کمک او می‌آید.

از دیگر خصوصیاتی که ضرورت و اهمیت یک توصیه نامه را نشان می‌دهد می توان به موارد زیر اشاره کرد:

  توصیه نامه به عنوان یک اعتبار برای شخص متقاضی شناخته می‌شود.

توصیه نامه نشان دهنده ضمانت شخص ثالث از فعالیت­ های علمی و فردی شخص متقاضی است.

توصیه نامه می تواند نشان دهنده توانمندی­ های شاخص فرد متقاضی را به طور مثال در رهبری یک تیم باشد.

توصیه نامه می تواند باعث برجسته سازی نقاط ضعف متقاضی شود تا دانشگاه مقصد در آن زمینه کار کرده و توانایی های فرد را بهبود ببخشد.

روش های ارائه توصیه نامه

روش ­های ارائه توصیه نامه به دانشگاه ­های مختلف با توجه به سیستم دانشگاه متفاوت است.

بعضی از این روش ­ها عبارتند از:

1. در این روش شما از استاد خود درخواست می‌کنید که یک نامه بنویسد. سپس شما آن را روی سربرگ دانشگاه پرینت کرده و به امضای استاد مرجع می‌رسانید و نامه امضا شده را برای دانشگاه مقصد ارسال می‌کنید.
2. گاهی پیش می‌آید که استاد مورد نظر شما به دلیل مشغله زیاد نتواند توصیه نامه را بنویسد. در این مواقع شما می توانید از نمونه های آماده بر روی سربرگ دانشگاه پرینت بگیرید و اطلاعات شخصی خود در نامه قرار دهید و سپس آن را برای امضا به استاد مرجع ارائه کنید و نامه امضا شده را برای دانشگاه مقصد ارسال کنید.
3. برخی از دانشگاه ­های خارجی، یک فرم را به عنوان Template در اختیار متقاضیان قرار می‌دهند که شما می‌توانید این فرم را به استاد مرجع تحویل دهید تا پس از تکمیل آن از طریق پستی یا الکترونیکی برای دانشگاه ارسال شود.
4. در بیشتر دانشگاه ­های مقصد، جهت سهولت در امر پذیرش دانشجویان خارجی، از سیستم الکترونیک برای دریافت توصیه ­نامه استفاده می کنند. در این سیستم دانشگاه از متقاضی می خواهد که ایمیل استاد مرجع را وارد کرده تا دانشگاه به صورت مستقیم با آن استاد ارتباط برقرار کند و از استاد مربوطه درخواست تکمیل فرم­های مربوطه را می‌کند.

۶ نکته مهم نگارش توصیه نامه

توصیه نامه باید در سربرگ دانشگاه مبدا نوشته شده باشد و امضا و ایمیل استاد مربوطه در انتهای آن درج شود.

برای هر رشته حداقل دو یا سه توصیه نامه برای درخواست پذیرش مورد نیاز است؛ اما بسته به نوع دانشگاه­ ها یا رشته مورد نظر ممکن است تعداد بیشتری توصیه نامه را درخواست کنند.

در نگارش توصیه نامه بهتر است از زیاده گویی پرهیز شود و سعی بر این باشد که مطلب در نهایت اختصار نوشته شود.

لحن توصیه ‌نامه باید رسمی و مناسب با جایگاه فرد گیرنده نامه باشد.

بهتر است که هر توصیه ‌نامه به صورت اختصاصی برای هر شخص نوشته شود و حتی المقدور در نوشتن توصیه نامه از متن های پیش نویس استفاده نشود.

بهتر است نگارش توصیه نامه را در ابتدای کار پذیرش خود انجام دهید؛ چون امکان دارد به دلایلی مثل مشغله استاد مربوطه، نوشتن توصیه نامه شما به تاخیر بیفتد.

چه کسانی می توانند توصیه نامه بنویسند؟

کسی که برای شما توصیه نامه می‌نویسد در انتخاب شدن شما توسط تیم پذیرش مقصد نقش عمده ­ای دارد. به همین دلیل انتخاب استاد موردنظر بسیار مهم است. بدین منظور نباید هیچ عجله­ ای در این مورد بکنید.

پیشنهاد می‌شود که برای انتخاب شخص مورد نظر یک لیست از تمامی کارفرمایان سابق، استادان و افراد شاخص و معتبری را که فکر می‌کنید برای نگارش توصیه نامه در اولویت قرار دارند تهیه کنید.

همچنین به این نکته توجه کنید که فرد انتخاب شده حتما این مسئولیت را به درستی و جدیت انجام ­دهد و شرایط و نیاز شما را درک کند. نوشتن یک توصیه نامه مبهم و شتاب­ زده و توصیه نامه­ ای که در آن استانداردهای لازم رعایت نشده، چندان بازخورد خوبی ندارد.

نکته مهم در این مورد این است که حتما باید در نظر بگیرید استادی که توصیه نامه شما را نگارش می کند، اطلاع کامل و به روزی از فعالیت­ های علمی و تخصصی شما داشته باشد تا بتواند به بهترین شکل مهارت های شما را شرح دهد.

مراحل نگارش توصیه­ نامه

توصیه نامه باید در تعداد ۴۰۰ تا ۵۰۰ کلمه نوشته شود و استادی که نگارش توصیه نامه را بر عهده دارد در ابتدا باید در کاغذ استاندارد و مناسب برای نوشتن نامه اداری شروع به نوشتن توصیه ­نامه کند.

در آغاز باید متقاضی را معرفی کرده و شرایط او را توضیح دهد و همچنین دلایل شخصی خود برای معرفی او را با مدرک و برهان معتبر و مشخص بیان کند. پس از نگارش این نکات استاد باید گواهی دهد که مطالب نوشته شده صحیح است. در آخر هم با نوشتن نام و امضای شخصی خود نامه را مهر و موم کند.

نمونه توصیه ‌نامه

در زیر یک نمونه توصیه ­نامه جهت آشنایی بیشتر شما آورده شده است: