منظور از «بخشنامه» چیست؟

بخش نامه در لغت به معنی حکم یا دستوری است که از طرف وزارتخانه یا موسسه ای در نسخه های متعدد نوشته شده و به شعب و کارمندان ابلاغ کنند. بخش نامه را می توان یکی از انواع نامه های اداری دانست که البته تمایزات خاصی نیز با نامه اداری دارد.

بخش نامه بیش از یک نفر مخاطب دارد و آنچنان که گفتیم تفاوت های خاصی با نامه دارد.

به عبارتی می توان گفت که بخش نامه برای ایجاد کردن یک نوع هماهنگی و آموزش یک نواخت و یک پارچه سازی در انجام امور است. از طرفی دیگر بخش نامه برای ابلاغ دستورات و مقررات و ضوابط به کار گرفته می شود.

اهداف صدور بخش نامه چیست؟

بخشنامه ممکن است برای اهداف گوناگون صادر شود مانند ابلاغ قوانین، ارائه برخی اطلاعات مثل انتصاب، تغییر رویه و…، ابلاغ دستور العمل، درخواست گزارش و ابلاغ رویه های کاری به منظور ایجاد هماهنگی برای انجام امور.

متن بخشنامه شامل چه مواردی ست؟

متن بخش نامه ۳ قسمت دارد:

1. شامل مقدمه.
2. اصل پیام و اختتام .
3. نتیجه گیری.

در مقدمه از اوضاع و شرایط لزوم صدور بخشنامه سخن به میان می آید و جملات توضیحی دارد.

مثلا نوشته می شود:

طبق تصمیمات هیات مدیره محترم شرکت در جلسه مورخ ….. یا برای مثال: نظر به این که سر دفتران اسناد رسمی مجاز به ثبت معاملات اشخاص ممنوع المعامله نمی باشند، لذا ….

بعد از بیان مقدمه از پیام اصلی سخن گفته می شود و این پیام باید به گونه ای باشد که مناسب حال و شان مخاطبان آن باشد.

مطالب باید روشن و گویا و خالی از ابهام باشد.

در قسمت پایانی بخشنامه مواردی ذکر می شود که به نوعی بیان گر تاکید بر اجرای بخشنامه، نحوه عمل به آن و تعیین وظایف مجریان آن می باشد.

انواع بخشنامه از نظر سازمانی

در یک تقسیم بندی بخش نامه شامل بخشنامه های خارج سازمانی و بخشنامه های داخلی یا داخل سازمانی تقسیم می شوند.

بخشنامه های خارجی معمولا مصوبات مجلس را یا مصوبات هیئت دولت را یا مصوبات سایر مراجع را به ارگان های و سازمان های مختلف ابلاغ می کند.

این بخشنامه های خارجی ابتدا به استحضار بالاترین مقام سازمانی ابلاغ می شود و ایشان در صورت نیاز آن را به ارگان های دیگر مربوطه ابلاغ خواهد شد‌.

بخش نامه های داخلی شامل بخشنامه های داخل یک وزارت خانه که با امضای وزیر ابلاغ می شوند یا اینکه بخش نامه هایی هستند که توسط واحد های داخلی به عنوان شیوه نامه داخلی منتشر می شود.

ویژگی های بخش نامه/ تفاوت بخش نامه با آیین نامه

بخش نامه قابل استناد در دادگاه نیست یعنی اصحاب دعوا نیز نمی توانند به آن استناد کنند. بخش نامه برای مرئوسین است و برای غیر آنان تکلیفی ایجاد نمی کند.

آیین نامه مقرراتی است که مراجع صلاحیت دار وضع و ابلاغ می کنند این مقرره ممکن است در تشریح قوانین موضوعه باشد یا در موردی باشد که اصلا قانونی وضع نشده باشد.

 آیین نامه ها هم مانند قانون ایجاد حق و تکلیف می کنند و جنبه امری دارند. و اینکه همچنان که گفته شد از طرف مقاماتی وضع می شود مثل هیئت دولت.

دستور العمل اجرایی:

 دستور العمل اجرایی روش ها و مقررات مکتوبی است که در آن مراحل انجام کار به منظور اجرای تمام یا قسمتی از یک سیستم روش و نحوه اجرای صحیح یک ماده و یا تبصره ای از یک ماده یا یک قانون را بیان می کند.

نتیجه گیری

 بخش نامه یا شیوه نامه دستور العمل هایی هستند که برای تسهیل اجرای قوانین و آیین نامه ها به کارکنان شرکت ابلاغ می شود.

بخش نامه ها به منظور ابلاغ قوانین و مقررات به ارگان های مربوطه و ابلاغ دستور العمل ها به منظور هماهنگی تهیه و تدوین می شوند.

بخش نامه را می توان اینگونه هم تعریف کرد که حکم یا دستوری است که از طرف وزارت خانه ها یا موسسات در نسخه های مختلف نوشته و به شعبات و کارمندان ابلاغ می شود که شامل مقررات و دستور هایی است که از طرف مقامات بالاتر به مقامات زیر دست بر اساس سلسه مراتب صادر می شود.

بخش نامه شامل بخش نامه های داخلی و بخشنامه های خارجی هستند که در بالا مختصر اشاره ای به آن داشتیم.

بخش نامه تفاوت هایی با آیین نامه و دیگر موارد مشابه دارد که در بالا به آن ها اشاره کردیم.

آیین نامه خود شامل آیین نامه اجرایی که برای تکمیل قانون وضع می شوند و آیین نامه های تفویضی که با اذن قانون توسط قوه مجریه تدوین می گردد و آیین نامه های مستقل تقسیم می شوند.

سوالات متداول